Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") establece los criterios bajo los cuales EMC² S.A.S. (en adelante, "EMC²" o el "Responsable") recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de las personas naturales con las que se relaciona en el desarrollo de su objeto social.

Esta Política se expide en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

3. Definiciones

Para efectos de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones, en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de Privacidad: comunicación escrita o verbal dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, EMC² S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios Aplicables al Tratamiento

EMC² aplica los siguientes principios rectores en el Tratamiento de datos personales, conforme al artículo 4° de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento se sujeta a la ley y a las disposiciones aplicables.
• Finalidad: el Tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
• Libertad: el Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros y evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. Finalidades del Tratamiento

EMC² recolecta y trata datos personales con las siguientes finalidades específicas:

5.1 Finalidades comerciales y de gestión de leads

• Contactar a las personas que diligencian formularios de postulación o interés a través del sitio web, redes sociales o canales digitales de EMC², con el fin de brindar información sobre los servicios ofrecidos.
• Calificar el interés del Titular para participar en talleres, programas y experiencias ofrecidas por EMC², incluyendo Maestría Humana 2026 y futuras ediciones.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios de EMC².
• Enviar comunicaciones comerciales, boletines informativos, contenido formativo y promocional relacionado con los servicios de EMC², siempre que medie autorización expresa.

5.2 Finalidades de ejecución del servicio

• Gestionar la inscripción, asistencia, logística y ejecución de talleres, programas y eventos contratados por el Titular.
• Emitir facturación, recibos y demás documentos contables y tributarios exigidos por la ley.
• Cumplir con las obligaciones contractuales asumidas con el Titular.
• Gestionar las pólizas de seguro asociadas a las actividades del taller, cuando aplique.

5.3 Finalidades de seguimiento y comunidad

• Mantener comunicación con egresados de los talleres para efectos de seguimiento, integración grupal, acceso a la comunidad y oferta de eventos futuros.
• Solicitar testimonios, retroalimentación y consentimiento de uso de imagen, siempre mediante autorización expresa y separada.

5.4 Finalidades de marketing digital y analítica

EMC² utiliza herramientas tecnológicas de terceros para gestionar campañas de marketing digital, analítica web y comunicaciones por correo electrónico. Estas herramientas implican transferencia internacional de datos personales a países donde están alojados los servicios. El detalle se desarrolla en la sección 9 de esta Política.

• Medir el rendimiento de campañas publicitarias y de contenido.
• Segmentar audiencias para personalizar comunicaciones comerciales.
• Enviar campañas de correo electrónico segmentadas a través de plataformas de email marketing.
• Realizar remarketing y publicidad dirigida a través de plataformas como Meta Ads y Google Ads.

5.5 Finalidades legales y de seguridad

• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de control.
• Conservar la información por los términos legales aplicables, incluso después de terminada la relación con el Titular, conforme a la normativa contable, tributaria y comercial.
• Implementar medidas de seguridad para prevenir fraude, suplantación o uso indebido de la plataforma.

6. Tipos de Datos Recolectados

En el desarrollo de las finalidades indicadas, EMC² recolecta principalmente las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, número de documento de identidad (cuando aplique para facturación o seguros), nacionalidad.
• Datos de contacto: número de teléfono celular o WhatsApp, correo electrónico, ciudad y país de residencia, dirección física (cuando aplique para envío de materiales).
• Datos socioeconómicos y profesionales: profesión, ocupación, capacidad de inversión declarada para los servicios contratados.
• Datos de comportamiento y preferencias: información declarada voluntariamente sobre bloqueos personales, objetivos de transformación, preferencia horaria de contacto y demás información proporcionada en formularios.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo en sitio, cookies y datos de analítica web.
• Datos transaccionales: información necesaria para procesar pagos, facturación y comprobantes contables. EMC² no almacena directamente datos financieros como números de tarjeta; esta información es procesada por pasarelas de pago certificadas.
• Imagen personal: fotografías y videos capturados durante los talleres, únicamente cuando medie autorización expresa, previa, separada e informada del Titular para tal finalidad.

6.1 Sobre datos sensibles

EMC² no recolecta de manera deliberada datos sensibles. Sin embargo, durante el proceso de postulación el Titular puede compartir voluntariamente información relacionada con su bienestar emocional, vida personal o condiciones de salud, en el campo de texto libre del formulario. Cuando esto ocurra, EMC² tratará dicha información con especial cautela, únicamente para los fines de calificación y atención del Titular, y bajo estricta confidencialidad.

El Titular tiene derecho a no suministrar datos sensibles. Su entrega es completamente facultativa y nunca condicionará la prestación del servicio.

7. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EMC² como Responsable del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito por la ley.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

8. Procedimiento para Ejercer los Derechos

El Titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales habilitados por EMC²:

8.1 Requisitos de la solicitud

Toda solicitud relacionada con el ejercicio de los derechos del Titular deberá contener como mínimo:

• Nombre completo del Titular y/o de su representante.
• Copia legible del documento de identidad. En caso de representación, copia del poder o autorización correspondiente.
• Descripción clara de los hechos que motivan la solicitud y del derecho que se pretende ejercer.
• Datos de contacto del Titular (correo electrónico, dirección física o teléfono) para la respuesta.

8.2 Términos de respuesta

• Consultas: EMC² responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo. Si no fuera posible, se informará al interesado y se prorrogará hasta por cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14, Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: EMC² responderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Si no fuera posible, se informará al interesado y se prorrogará hasta por ocho (8) días hábiles adicionales (artículo 15, Ley 1581 de 2012).

9. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Para la prestación de sus servicios y la gestión de sus operaciones de marketing y comunicaciones, EMC² utiliza herramientas tecnológicas operadas por terceros que pueden implicar transferencia y/o transmisión internacional de datos personales a países diferentes a Colombia.

Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente a EMC² para transferir y transmitir sus datos personales a los siguientes tipos de Encargados ubicados fuera de Colombia:

• Plataformas de publicidad digital: Meta Platforms Inc. (Facebook, Instagram), Google LLC (Google Ads, Google Analytics), para gestión de campañas publicitarias, medición de conversiones y remarketing. Datos alojados principalmente en Estados Unidos.
• Plataformas de email marketing y CRM: proveedores de servicios de correo electrónico masivo y gestión de relaciones con clientes (por ejemplo, Mailchimp, ActiveCampaign, HubSpot, u otros que EMC² designe). Datos alojados principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea.
• Servicios de mensajería: WhatsApp Business (operado por Meta Platforms Inc.), para comunicación directa con Titulares que autoricen este canal.
• Servicios de almacenamiento en la nube: Google Workspace, Microsoft 365 u otros proveedores de almacenamiento y productividad.

EMC² adoptará las medidas razonables para garantizar que estos terceros cumplan estándares de protección de datos equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana, incluyendo la suscripción de cláusulas contractuales o términos de servicio que contengan compromisos de confidencialidad y seguridad.

10. Medidas de Seguridad

EMC² implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen, entre otras:

• Restricción de acceso a las bases de datos únicamente al personal autorizado, mediante credenciales individuales.
• Almacenamiento de información en plataformas con cifrado en tránsito y en reposo cuando técnicamente sea posible.
• Suscripción de acuerdos de confidencialidad con colaboradores, aliados y prestadores de servicios.
• Procedimientos de respaldo y recuperación de información.
• Capacitación periódica al equipo en buenas prácticas de protección de datos.

11. Vigencia y Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados, así como durante los términos exigidos por la normativa contable, tributaria, comercial y de protección de datos aplicable.

Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o devueltos al Titular, según corresponda. El Titular podrá en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que imponga su conservación.

12. Aviso de Privacidad

En los casos en que no sea posible poner esta Política a disposición del Titular en el momento de la recolección de los datos, EMC² entregará un Aviso de Privacidad simplificado que contendrá, como mínimo: la identidad del Responsable, el tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos, las finalidades del Tratamiento, los derechos del Titular y los mecanismos para acceder a la presente Política.

13. Modificaciones a la Política

EMC² se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado al Titular a través del sitio web o de los canales de contacto registrados, con al menos diez (10) días de anticipación a su entrada en vigencia. La versión vigente estará siempre publicada en https://biohacking.emc2coaching.com/politica-de-tratamiento-de-datos.

14. Autoridad de Control

La autoridad competente para la vigilancia y control del Tratamiento de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

15. Aceptación de la Política

Al diligenciar cualquier formulario en los canales de EMC², el Titular declara haber leído, comprendido y aceptado los términos de la presente Política, y otorga su autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus datos personales con las finalidades aquí descritas.